Quando sua empresa é pequena, você pode facilmente conviver com uma linha telefônica em seu escritório – seja ele em sua casa, carro ou outro local. Mas, à medida que sua empresa cresce e você precisa adicionar mais telefones para funcionários que possam estar localizados centralmente ou se espalharem virtualmente por todo o país, as coisas podem ficar complicadas.
Com mais linhas telefônicas e mais números de telefone, a complexidade e as despesas podem aumentar. Felizmente, há um equipamento que pode gerenciar essa situação – PBX, ou “troca de agência privada”. É um termo chique para uma maneira de conectar todos os telefones de uma empresa ou em vários locais juntos.
Se você estiver pronto para subir e conseguir mais telefones em seus escritórios, precisará aprender mais sobre PBXs. Os sistemas modernos são informatizados e alguns até operam pela Internet. Embora isso possa parecer complicado, a verdade é que essa tecnologia de ponta realmente facilita o gerenciamento dos sistemas PBX. Além disso, os sistemas de PBX mais recentes também são mais acessíveis do que você imagina .
Você pode melhorar o atendimento ao cliente da sua empresa e reduzir seus custos, ao mesmo tempo em que flexibiliza suas práticas de trabalho usando um sistema de PBX.
1. Comunicações Internas
Talvez você não saiba que, mesmo quando está ligando para outro número em seu escritório, essa chamada está realmente sendo roteada pela central da companhia telefônica local. Portanto, se você quiser ligar para o seu assistente, a chamada será enviada para a central telefônica local da empresa e, em seguida, voltará à sua empresa para tocar no outro telefone, o que pode resultar em uma cobrança. Com um sistema de PBX, a chamada seria roteada internamente, sem a necessidade de sair do prédio.
Adicione mais alguns telefones e a complexidade de linhas telefônicas separadas logo se torna incontrolável – e cara – com um sistema tradicional de linhas diretas. É importante observar que, embora você possa se preocupar com o custo de uma central telefônica privada, existem sistemas telefônicos PBX para pequenas empresas . Você não precisa pagar por um sistema telefônico de grandes empresas de ponta para obter esses benefícios.
2. Controle Centralizado
Um sistema telefônico PBX pode fornecer um recurso de recepcionista que permite que todas as chamadas recebidas nos muitos telefones da empresa sejam acessadas por um número. Isso significa que, em vez de incluir uma lista longa de números de telefone individuais em diretórios ou anúncios, você pode listar apenas um número. Você poderia fazer isso sem um PBX, mas só poderia ter uma pessoa em uma chamada por vez. Com um sistema telefônico PBX, as chamadas recebidas não bloqueiam outras. Sua equipe pode discar e fazer chamadas mesmo quando outros chamadores ainda estão conectados.
3. Automação
Uma das vantagens de um sistema telefônico PBX é que você não precisa contratar uma recepcionista para atender chamadas. Você provavelmente telefonou para uma empresa e ouviu as instruções do “atendedor automático”, orientando você a discar um número específico para um serviço específico – que era um sistema PBX. Esses menus podem criar frustração para o chamador, especialmente quando eles se tornam muito longos. Os atendedores automáticos de PBX geralmente também permitem que os chamadores insiram um número de ramal para interromper o que de outra forma poderia ser um processo de menu demorado.
4. Roteamento flexível de chamadas
Os sistemas telefônicos PBX possuem muitos recursos que você não obtém em um telefone comum. Por exemplo, você pode estar esperando uma ligação importante, mas depois ser convidado para uma reunião urgente em outro escritório do prédio. Você pode programar seu telefone para que o sistema PBX encaminhe suas chamadas para outro telefone se você não atender dentro de um determinado número de toques. Esse recurso “siga-me” pode ser amplificado para encaminhar suas chamadas para outros telefones ou encaminhar chamadas para o correio de voz.
A capacidade de encaminhar chamadas significa que você pode configurar uma série de roteamento de backup caso uma pessoa-chave, como um gerente de vendas, saia de sua mesa. A chamada será automaticamente encaminhada para outro membro da equipe de vendas. Essas opções permitem garantir que as chamadas vitais dos clientes não sejam atendidas ou atendam ao correio de voz. Você também pode optar por enviar chamadas para um grupo de telefones ou reproduzir mensagens específicas enquanto os chamadores aguardam que suas chamadas sejam atendidas.
5. Acesso Variável
Os sistemas de PBX geralmente vêm com software que permite configurar cada linha da sua empresa. Os painéis de controle do PBX permitem conceder diferentes níveis de acesso a diferentes ramais; você pode limitar alguns telefones para que eles possam ligar apenas para outros ramais internos. Outros podem ser configurados para ligar para fora do edifício, mas não para longa distância. E você também pode restringir o acesso à discagem internacional em números de ramal especificados.
6. Monitoramento de Custos
Os sistemas telefônicos PBX mantêm registros de todas as chamadas recebidas e efetuadas. Ser capaz de ver quantas chamadas recebidas sua empresa recebeu é um recurso que não está disponível nos telefones convencionais – até que a conta chegue. Essa função de relatório permite ver quais departamentos estão realizando mais chamadas e quais ramais estão fazendo mais trabalho no telefone. Você pode descobrir que alguns ramais quase nunca recebem chamadas, enquanto outros não estão apenas constantemente ocupados, mas têm filas de chamadas aguardando para serem atendidas.
Os relatórios de uso ajudam a ajustar a alocação telefônica para obter o melhor retorno do seu investimento em aparelhos celulares. Você também pode ver se os funcionários estão fazendo ligações pessoais e quanto tempo dura cada ligação para ver quem está sendo mais eficiente e quem pode estar perdendo tempo – e dinheiro.
7. Aprimoramento de imagem
Todos os recursos de um sistema de PBX são familiares para os consumidores, que geralmente encontram recursos como atendedores automáticos ao ligar para grandes empresas, como empresas de serviços públicos. A instalação de um PBX oferece a mesma apresentação que as grandes empresas.
Os clientes terão a impressão de que estão lidando com uma grande organização, mesmo que você seja apenas uma pequena empresa com apenas um ou dois parceiros. Isso aumenta a credibilidade da sua empresa e inspira confiança nos clientes que, de outra forma, poderiam se preocupar com os riscos de lidar com uma pequena operação.
8. Integração com a Internet
O mais recente avanço dos sistemas PBX é a capacidade de conectar-se à Internet. Você pode canalizar suas chamadas através de um sistema chamado VoIP , que significa “Voice Over Internet Protocol”. Com um sistema conectado à Internet, suas chamadas são enviadas para os aparelhos telefônicos nas mesas de seus escritórios, mas na verdade não chegam, ou sair pelas redes telefônicas.
Você não precisará pagar nenhuma conta telefônica porque, tecnicamente, ninguém na sua empresa fará chamadas telefônicas. Seu roteador da Internet envia chamadas para cada telefone VoIP em seu prédio da mesma maneira que pode gerenciar várias conexões diferentes da Internet a partir dos computadores da sua empresa.
Se você estiver preocupado com o custo da instalação de um sistema PBX, o Cloud resolverá seus problemas. Quando as pessoas se referem à “nuvem”, estão falando sobre serviços acessados pela Internet. No cenário da nuvem, tudo o que você precisa é de um navegador no seu computador e uma conexão com a Internet.
Quando esse conceito é aplicado aos sistemas PBX, tudo o que você precisa é de telefones digitais que possam se conectar ao roteador da Internet e a um computador, pois você adaptará o seu sistema PBX através do navegador da Internet. Se você já possui um roteador, não há necessidade de comprar uma máquina de PBX.
9. Serviço livre de manutenção
Como os sistemas baseados em nuvem não precisam ser instalados em suas instalações, não é necessário comprar equipamentos adicionais. Isso significa que não se preocupe com as coisas quebrarem ou serem muito complicadas de instalar. Ao remover a necessidade de uma caixa de PBX real em seus escritórios, o custo de chamar técnicos ou engenheiros de manutenção é completamente erradicado. Um dos benefícios dos serviços telefônicos PBX acessados pela Internet é que você não precisa garantir nenhum equipamento especial nem pagar contratos de manutenção.
10. Recursos de PBX hospedado
Os serviços de PBX baseados em nuvem também são conhecidos como “PBX hospedado”. Existem muitas vantagens dos sistemas de PBX hospedados em relação aos PBXs físicos.
Por exemplo, as equipes de vendas hoje podem acessar suas chamadas, e-mails e aplicativos de marketing em smartphones, como iPhones. Como sua equipe de vendas está sempre em movimento, acompanhando os leads e conhecendo os clientes, raramente está no escritório para atender chamadas. Tradicionalmente, você precisava ter uma equipe ancorada no escritório para atender chamadas e passar conselhos para a equipe de vendas no campo. Os sistemas de PBX hospedados não estão localizados nos prédios de escritórios, portanto, encaminhar chamadas para a equipe de vendas no centro da cidade não é diferente de encaminhar essas chamadas para uma mesa no escritório. Assim, a equipe móvel pode ser incluída na rede do seu escritório, mesmo quando estão fora de casa – e mesmo se tiverem que ir ao exterior para encontrar clientes ou participar de conferências e feiras comerciais. Você não precisará mais ter esse recurso extra ancorado no telefone do escritório;
Algumas pessoas não estão dispostas a usar seus próprios telefones para o trabalho. Isso geralmente ocorre devido a problemas de segurança que tornam os funcionários indispostos a fornecer seu número de telefone pessoal aos clientes. Nesses casos, a equipe de roaming precisa receber um telefone da empresa e acabar com a situação difícil de ter que verificar os próprios telefones e os da empresa em busca de chamadas. Sistemas de PBX hospedados podem resolver esse problema.
Como os sistemas PBX hospedados podem rotear as chamadas feitas para o telefone da empresa para dispositivos móveis, os funcionários podem fornecer o número do escritório para clientes e clientes – o sistema PBX pode mapear esse número para o telefone do funcionário. Isso significa que as chamadas podem ser recebidas no telefone do funcionário sem precisar fornecer um número de telefone particular. A capacidade de fazer esse mapeamento torna os funcionários mais dispostos a usar seus próprios telefones para o trabalho. Isso elimina o custo de fornecer à equipe um segundo telefone para uso comercial.
Os funcionários móveis podem receber chamadas feitas para seu número privado e seu número de escritório no mesmo telefone. Além disso, eles podem definir a campainha de maneira diferente para cada número, para agilizar a identificação de chamadas. Também é possível definir um limite de horário comercial para desviar chamadas para o correio de voz quando o dia de trabalho do funcionário terminar.
Considerações
Quando se trata de escolher um sistema telefônico, é fácil identificar o melhor sistema telefônico para pequenas empresas. As vantagens dos serviços telefônicos PBX são tão claras que você nem precisa considerar uma linha telefônica direta tradicional ou um sistema interno de PBX. Os benefícios dos serviços de PBX hospedados oferecem funções que simplesmente não estão disponíveis em qualquer outra configuração de rede telefônica.
Você pode obter um sistema telefônico sem manutenção, de baixo custo e rico em recursos sem precisar comprar nenhum equipamento especial ou instalar qualquer novo software. Esse novo sistema de telefone do escritório pode se estender por todo o mundo e disponibilizar sua equipe para os clientes, mesmo quando estão em trânsito.
Se você estiver interessado em obter um sistema telefônico PBX hospedado para sua pequena empresa, consulte o site da FixInfo. E solicite contato para saber mais sobre os serviços telefônicos necessários para dar à sua empresa a flexibilidade e a imagem de grandes empresas que você está procurando.
Você não precisa ser um especialista em telecomunicações para obter os serviços de PBX de primeira linha da sua empresa e não precisa pagar um consultor caro para vir e analisar as necessidades da sua empresa. Se você tiver alguma dúvida sobre os sistemas telefônicos PBX, entre em contato com nossa equipe hoje para uma consulta gratuita.